Studieren könnte so einfach sein. Schade nur, wenn man das Gefühl hat, die Uni will einen gar nicht. Zulassungen und Immatrikulationen kamen dieses Jahr vergleichsweise spät. Eine Suche nach Antworten
Es ist Ende September in Heidelberg und unter den Erstsemestern rumort es. Viele sind nervös, fast alle zumindest verwirrt. Es gibt Gerüchte und Vermutungen. Fragen wie „Hast du deinen Studierendenausweis auch noch nicht abholen können?“ oder „Musstest du deine Unterlagen zur Immatrikulation auch kurz vor knapp aus dem Urlaub abschicken oder den Urlaub sogar abbrechen?“ häufen sich.
Viele Studierende unterschiedlicher Seminare hatten mit verspäteten Zulassungen und Immatrikulationen und den damit einhergehenden Einschränkungen zu kämpfen. Sieht so Chancengleichheit aus? Viele Erstis meinen nein.
Möchte man beispielsweise einen Wohnheimplatz ergattern, so hat man bei fehlender Zulassung schlechtere Chancen. Bewerbungen mit fehlender Zulassung rutschen nämlich aus Effizienzgründen automatisch nach unten. Auch bei privaten Wohnheimen und Vermieter:innen kann man mitunter Pech haben, denn auch diese verlangen die Zulassung vorher. Ganz abgesehen davon, dass man sich erstmal trauen muss, ohne Zulassung eine Wohnung zu suchen.
Dass Zulassungen zu verschiedenen Zeitpunkten verschickt werden, ist an jeder Universität üblich. Das hat mit der Natur von zulassungsfreien und zulassungsbeschränkten Fächern und staatlichen Vorgaben zu tun. Leider ist der derzeitige Zulassungsprozess in Heidelberg wenig durchsichtig. So kann einem die Universitätsverwaltung kaum helfen, wenn man danach fragt, wann Zulassungen für ein Seminar zu erwarten sind.
Doch auch bei den Seminaren hatte man nicht immer Glück. Das Sekretariat des Instituts für Politische Wissenschaft (IPW) schrieb Studierenden beispielsweise die automatisierte Antwort, es sei vom 16. bis zum 25. August nicht besetzt. Einen Monat nach Bewerbungsschluss, als Studierende sich über das Fehlen von Zulassungen langsam zu wundern begannen, bekamen sie also keine Antwort, ob und wann Zulassungen zu erwarten sind.
Prof. Haus vom IPW erzählte uns im Gespräch, dass einige wenige Studierende die letzten regulären Zulassungen am 25. August erhielten. Der Eindruck, viele Zulassungen würden spät kommen, kam dieses Jahr auch dadurch zustande, so Haus, dass viele Zulassungen erst im Nachrückverfahren versandt wurden. Leider machte dies das neu eingeführte Heico-System für Bewerber:innen nicht deutlich und zeigte stattdessen an, dass ihre Bewerbungen noch nicht bearbeitet worden wären.
Doch nicht nur die späten Zulassungen selbst stellen die Bewerber:innen vor Herausforderungen. Während Studierende zulassungsfreier Fächer meist bis zum 30. September Zeit für das Einsenden sämtlicher Dokumente wie beispielsweise eines beglaubigten Abiturzeugnisses haben, ist die Frist für zulassungsbeschränkte Fächer deutlich kürzer. Im Falle einiger Seminare war die Deadline dieses Jahr der 31. August, was bedeutete, dass manche Studenten des IPW nur sechs Tage Zeit für das Besorgen und Verschicken sämtlicher Dokumente hatten.
Das ist frustrierend, vor allem für jene Studierende, die sich schon direkt zu Beginn des Bewerbungszeitraums beworben hatten. Viele mussten extra aus dem Urlaub anreisen, um die benötigten Unterlagen noch fristgerecht an die Uni zu bringen.
Dass das IPW wie jedes andere Seminar mit zulassungsbeschränktem Studiengang erst am 15. Juli und damit am Ende des Bewerbungszeitraums anfangen kann, die Unterlagen zu sichten, wurde uns erst im Gespräch mit Herr Haus klar.
Ein Umstand, der die Herausforderungen einer späten Zulassung für Studierende meist noch übersteigt, ist die verspätete Immatrikulation. Diese folgt auf die Zulassung und ist der letzte Teil des Bewerbungsprozesses.
Es kam dieses Semester vor, dass man trotz vorliegender Unterlagen erst nach Studienbeginn, wenn nicht sogar erst nach Vorlesungsbeginn immatrikuliert wurde. Das stellt Erstis vor erhebliche Probleme. Ohne Studierendenausweis kann man nicht zum Studierendentarif in der Mensa essen und mit fehlender Matrikelnummer sich möglicherweise nicht für den Unisport anmelden; ein anderes Bahnticket muss man auch nehmen. Hätte man sonst das Jugendticket BW genommen, benötigt man ohne Studierendenausweis das Deutschland Ticket. Heißt aus finanzieller Perspektive: Ist man von Anfang September bis zum 20. Oktober immer noch nicht immatrikuliert, so zahlt man etwa 60 Euro mehr.
Noch dazu ist es ein stressiger Studienstart, wenn man an Informationen für Ersti-Veranstaltungen schlechter heran kommt oder der Zugang für Webportale wie Moodle oder LSF fehlt. Zukünftige Kommilitonen:innen sind einem da meist voraus. Sich für Kurse nur über stellenweise falsch weitergegebene Mails anmelden zu können, ohne auf den Online-Plattformen die Uhrzeiten und Orte einzusehen, oder sich bei Kommiliton:innen Arbeitsmaterial, wichtige Mails und Kurs-Infos einholen zu müssen, hilft sicherlich beim Kontakte-Knüpfen, ist aber erfahrungsgemäß stressig und belastend. Den Stundenplan klaubt man sich aus Infos mindestens zweier Kommilitonen sowie aus fünf oder sechs Mails zusammen und hofft, weder etwas vergessen noch falsch notiert zu haben. Spätestens zu Studienbeginn fragten sich also viele: Wo bleibt denn meine Immatrikulation?
Das, so merkt man als angehende:r Student:in, ist gar nicht so einfach herauszufinden. Es gibt verschiedene Wege, die Universitätsverwaltung wegen seiner Immatrikulation zu erreichen. E-Mails werden, so eine frustrierte Mitarbeiterin am Telefon, stellenweise erst einen Monat nach Eingang überhaupt das erste Mal gelesen. Merklich wird das, wenn man bei später Zulassung und kurzer Frist zur Abgabe der Dokumente eine Fristverlängerung beantragt und auf die Antwort vergeblich wartet. Telefonisch ist die Verwaltung auch erreichbar, nur leider oftmals eher in der Theorie als in der Praxis. Kommiliton:innen berichten von vier Stunden Sitzen in der Warteschleife, was nicht garantiert, dass die Person am anderen Ende einem dann auch weiterhelfen kann. Die Nachfrage vor Ort ist sicherlich die beste Option. Dort gibt es auch lange Wartezeiten, aber oftmals sitzt man dann netten Mitarbeiter:innen gegenüber, die häufig einen guten Rat haben.
Doch auch diese können keine Wunder bewirken. So war die Antwort auf viele Anfragen, der Sachbearbeiter sei leider krank und die Immatrikulation würde sich auf unbestimmte Zeit in die Länge ziehen. Dass ein anderer Sachbearbeiter das nicht übernehmen kann, liegt an der augenscheinlichen Überarbeitung und den, so die Universitätsverwaltung in einem Statement, „Personalengpässen“.
Von Engpässen kann jedoch nicht die Rede sein. Wie uns zugetragen wurde, handelt es sich hierbei um Personalmangel und ein unbefriedigendes Arbeitsklima, was die Nachbesetzung offener Stellen erschwert. Ist man bei der Universitätsverwaltung vor Ort, um nach seiner Immatrikulation zu fragen, bekommt man dies schnell mit. Am Infoschalter im Carolinum in der Seminarstraße 2 sind die beiläufigen Gesprächsthemen der Mitarbeiter:innen die fehlende Mittags- pause und die bereits gemachten Überstunden.
Es ist klar, dass jedes Jahr zu Beginn der Bewerbungsfrist ein erheblicher Arbeitsaufwand auf die Universitätsverwaltung und ihre Angestellten zukommt. So erklärt die Uni, dass von Juli bis Oktober 80.000 Bewerbungen administriert und über 5000 Immatrikulationen durchgeführt werden müssten.
Jedoch könnte man denken, dass sich die Universität mit dem Problem der späten Immatrikulation gewissermaßen in den eigenen Schwanz beißt. Jede Stunde, die mit dem Beantworten von Anfragen verwirrter und verunsicherter Studierende verbracht wird, nimmt Zeit vom tatsächlichen Administrieren der Bewerbungen. Dabei kann die Schuld nicht den Studierenden gegeben werden. Viele wollen lediglich sicher gehen, nichts falsch gemacht oder vergessen zu haben. Schließlich bewirbt man sich nicht alle Tage auf ein Studium. Ein Prozess mit mehr Durchsicht würde Abhilfe schaffen und die Anfragen sicherlich minimieren.
Zuletzt ist ein wenig Voraussicht von der Universität zu erwarten. Langfristig soll die Einführung des Heico-Bewerbungssystems den Arbeitsaufwand der Sachbearbeiter:innen verringern und die Tranzparenz vergrößern. Dennoch war abzusehen, dass die Einführung der umstrittenen Plattform die Verwaltung vor neuartige Probleme stellen würde. Ganz davon abgesehen, dass der vereinfachte Bewerbungsprozess von Heico – so die Universitätsverwaltung – die Zahl der eingegangenen Bewerbungen steigen ließ. Neben den gängigen Problemen wie Krankheits- oder Urlaubsausfällen machten die gestiegenen Bewerber:innenzahlen die Arbeit sicherlich nicht leichter.
Trotz allem kann man die bestehende Problematik nicht nur auf die Universitätsverwaltung zurückführen. Und so weist das Carolinum die Schuld in Teilen von sich. Für unvollständige Unterlagen oder fehlerhafte Einreichungen könne es nichts und appelliert an die Eigenverantwortung der Studierenden. Es sei ersichtlich, dass solche Fälle den Prozess erschweren. Uneingereichte Dokumente seien die Verantwortung der Studierenden, wobei wir von vielen Kommilitonin:innen auch hörten, dass es mit den Krankenkassen und der Übermittlung der Mitgliedsbestätigung Probleme gab.
Nach Gesprächen mit Kommiliton:innen, Herr Haus und der Universitätsverwaltung scheint es, als wären späte Zulassungen und Immatrikulationen einigem geschuldet: Fehlender Kommunikation und Transparenz, der Einführung von Heico, staatlichen Vorgaben und nicht zuletzt Heidelberger Eigenartigkeit. Gleichzeitige Zulassungen oder Immatrikulationen, der Fairness und „Chancengleichheit“ in der Bildung halber, wird es wohl nicht geben, aber an einer Verbesserung der Situation sind alle interessiert. Es bleibt vor allem für Erstis zu hoffen, dass eine solche einritt, aber wirklich Gewissheit hat man erst nächstes Jahr im Sommer, wenn der ganze Spaß von vorne beginnt.
Von Matthias Lehnen
Recherche: Matthias Lehnen und Nicola van Randenborgh
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